Polityka prywatności Gdańskie Centrum Logistyczne

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Gdańskie Centrum Logistyczne z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług w branży transportu i logistyki.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Gdańskie Centrum Logistyczne z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się z nami skontaktować:

   • listownie: Gdańskie Centrum Logistyczne, [adres siedziby]
   • e‑mail: [adres e‑mail do kontaktu]
   • telefonicznie: [numer telefonu]

3. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych. Dane przetwarzane są w szczególności w następujących celach: 1) realizacja umów transportowych, spedycyjnych i logistycznych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy); 2) obsługa zapytań, ofert i korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy i prawnie uzasadniony interes administratora); 3) prowadzenie rozliczeń, fakturowania i spełnianie obowiązków księgowych i podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); 4) zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego, w tym ewentualny monitoring wizyjny infrastruktury logistycznej – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – ochrona mienia i osób); 5) utrzymywanie kontaktów biznesowych oraz marketing usług własnych (w tym newsletter, oferty handlowe) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, jeśli jest wymagana); 6) dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Zakres przetwarzanych danych W zależności od charakteru współpracy i sposobu kontaktu, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko służbowe;
   • dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres e‑mail, numer telefonu, adres do korespondencji;
   • dane dotyczące realizowanych usług: dane potrzebne do realizacji zleceń transportowych i logistycznych, dane dotyczące przesyłek, trasy, terminy, numery rejestracyjne pojazdów;
   • dane rozliczeniowe: dane rachunku bankowego, informacje dotyczące płatności, faktur i rozliczeń;
   • dane pozyskane w związku z wejściem na teren obiektów logistycznych (np. dane z rejestru wejść/wyjść, monitoring wizyjny – jeżeli jest stosowany).

5. Źródła danych Dane osobowe pozyskujemy:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez formularze kontaktowe, e‑mail, telefon, umowy);
   • od kontrahentów lub pracodawców osób, których dane dotyczą (np. gdy osoba jest wyznaczona do kontaktu);
   • z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców (KRS, CEIDG) w zakresie dozwolonym prawem.

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podmiotom współpracującym przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, spedytorzy, operatorzy magazynowi), w zakresie niezbędnym do realizacji zleceń;
   • firmom informatycznym i dostawcom usług hostingowych, poczty elektronicznej i systemów teleinformatycznych;
   • biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, prawnym i innym podmiotom świadczącym usługi doradcze na naszą rzecz;
   • firmom kurierskim i operatorom pocztowym;
   • uprawnionym organom publicznym (np. sądom, organom ścigania, administracji skarbowej) – w zakresie wymaganym przepisami prawa.

7. Przekazywanie danych poza EOG Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach takie przekazanie nastąpi, odbywa się ono wyłącznie na zasadach określonych w RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony) oraz z poinformowaniem osób, których dane dotyczą, jeśli wymagają tego przepisy.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

   • dane związane z realizacją umów – przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
   • dane rozliczeniowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i księgowego;
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane;
   • dane z monitoringu i systemów bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, co do zasady nie dłużej niż przez kilka miesięcy, chyba że przepisy wymagają dłuższego okresu lub materiał stanowi dowód w postępowaniu.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa, w granicach przewidzianych w RODO: 1) prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz kopii danych; 2) prawo sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych; 3) prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli dane nie są już niezbędne do celów, w których były przetwarzane, lub gdy zgoda została cofnięta i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania; 4) prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w RODO; 5) prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany; 6) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – zwłaszcza wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego); 7) prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z nami w sposób wskazany w pkt 2.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

11. Pliki cookies i technologie podobne Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania serwisu;
    • analizy ruchu na stronie i statystyk odwiedzin;
    • dostosowania treści do preferencji użytkownika;
    • prowadzenia działań marketingowych, jeśli użytkownik wyraził odpowiednie zgody.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej oraz ustawień dostępnych w serwisie. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

12. Środki bezpieczeństwa Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym bezprawnym przetwarzaniem. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i odpowiednio przeszkolone, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków służbowych.

13. Przetwarzanie danych osób współpracowników i kierowców W ramach działalności w sektorze transportu i logistyki przetwarzamy również dane osobowe kierowców, pracowników i współpracowników naszych kontrahentów, w szczególności w celu organizacji transportu, koordynacji dostaw, dostępu do obiektów logistycznych i potwierdzenia wykonania usług. Dane te są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora i kontrahentów oraz w związku z wykonywaniem umów.

14. Zmiany Polityki prywatności Zastrzegamy sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii, sposobu świadczenia usług lub zakresu naszej działalności. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna w naszej siedzibie oraz – jeśli dotyczy – w serwisach internetowych Gdańskie Centrum Logistyczne.

15. Dane kontaktowe W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych przez Gdańskie Centrum Logistyczne, prosimy o kontakt z nami przy użyciu danych wskazanych w pkt 2 powyżej.